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Bons d'intervention
La nouvelle fenêtre de saisie des bons d’interventions vient compléter celle des devis et celle des factures, en reprenant scrupuleusement leur ergonomie et mode de fonctionnement pour une meilleure prise en main.
Elle remplace avantageusement plusieurs anciens écrans, en reprenant dans une seule fenêtre toutes les fonctionnalités, de la prise d’appel jusqu’au rapport, avec la saisie des informations facturables, le détail des prestations réalisées, etc…
☑ Création d'une nouvelle demande
Vous pouvez créer une nouvelle demande depuis la liste des bons d’interventions, depuis le planning ou encore depuis la fiche d’un client.
Si vous n’êtes pas dans ce dernier cas, vous devrez en tout premier lieu sélectionner le site d’intervention.
Vous êtes alors assisté pour la création du bon d’intervention et les données présentées peuvent varier.
Dans le cas général, l’assistant vous présente le parc du client avec les caractéristiques des différents appareils. Vous pouvez alors vous positionner sur l’appareil qui est l’objet de la demande, ou éventuellement poursuivre sans appareil
L’onglet Parc
Dans le cas général, l’assistant se positionne sur l’onglet Parc, vous pouvez choisir l’un des contrats du client, ou hors contrat, ce qui permet de présenter en partie basse la liste des appareils associés avec leurs caractéristiques.
Vous sélectionnez l’appareil et cliquez sur Nouveau BI sur cet appareil pour poursuivre.
Vous pouvez également continuer sans appareil avec le bouton Nouveau BI sans appareil.
L’onglet En cours
S’il existe un ou plusieurs bons d’intervention déjà ouverts pour ce client, ils figurent sur l’onglet « En cours », qui est présenté en priorité. Il peut alors être pertinent de se repositionner sur cette demande pour la consulter / compléter au lieu d’en créer une nouvelle.
Cliquez simplement sur Reprendre cette Intervention
Dernier cas de figure : Si vous utilisez le module de planification des visites d’entretien, il est possible qu’une visite était en préparation pour ce client. Auquel cas il est même probable que celui-ci vous rappelle suite à la réception d’un avis de passage. Dans ce cas la planification est présentée dans la partie basse de l’onglet En cours et il convient de cliquer sur le bouton associé : Générer cette intervention
☑ Compléter une demande d'intervention
Lorsque le BI est créé, la fenêtre est alors affichée complète, avec toutes ses options.
La navigation se fait avec l’arborescence à gauche.
Prise d’appel
Comme son nom l’indique, l’option prise d’appel permet de gérer la partie
« appel » du rendez-vous, c’est à dire sa programmation.
Vous visualisez et pouvez modifier : le technicien, la date, la tranche horaire, la typologie de l’intervention.
Vous retrouvez également ici la nature de l’intervention, sa durée prévue et pouvez compléter par des observations en saisie libre.
Compléments
L’écran compléments vous permet de spécifier des informations supplémentaires, par exemple un numéro d’Ordre de Service, des références externes, ou encore d’indiquer les informations qui seront nécessaires à une facturation via Chorus Pro (Code service, N° marché, N° engagement)
Notes et consignes
Sur cet écran, il est possible de restituer un questionnaire associé au type d’appareil sur lequel l’intervention est prise. Le chauffe bain ne s’allume plus, mais y a-t-il du courant, du gaz ?
C’est également à cet endroit que vous pouvez indiquer les consignes supplémentaires qui seront restituées au technicien pour son intervention.
Ressources
Si l’intervention nécessite plusieurs jours et/ou la mobilisation de plusieurs techniciens, vous pouvez l’indiquer ici. Cela permettra d’alimenter convenablement le planning et de véhiculer les informations vers chaque intervenant.
☑ Le rapport d'intervention
Pièces et Main d’Œuvre
Cet écran permet de consigner toutes les références de pièces et main d’œuvre en vue de la facturation d’une part et pour assurer le suivi des stocks d’autre part.
Il est possible qu’il ait été alimenté en amont par la validation d’un devis si l’intervention y fait suite.
Le technicien peut également avoir complété toutes les informations de son côté via son terminal mobile.
Note : l’arborescence reporte le nombre de lignes et le total TTC – vous savez donc si cet onglet est renseigné avant même de cliquer dessus
Les prestations
Les visites de maintenance (ou n’importe quelle intervention), peuvent s’appuyer sur une gamme de prestation. Véritable check-list des points de contrôles à réaliser, c’est un gage de qualité.
Chaque point de contrôle peut être établi sous forme d’interrupteur « oui/non », de saisie de valeurs pour des mesures à réaliser, de choix dans une liste dont vous avez préétabli les différentes valeurs possibles, etc.
Le rapport
Il est possible de saisir ici toutes les informations du rapport d’intervention.
Les codes permettent à la fois d’accélérer la saisie mais aussi peuvent servir de base pour des statistiques.
Il est possible d’indiquer un horodatage de mise à l’arrêt ou de remise en service de l’appareil, informations nécessaires si vous devez rendre compte de durées d’indisponibilité.
Les rapports sont généralement complétés directement par les techniciens sur leur terminal.
La signature du client est restituée sur cet écran.
La saisie du rapport finalise l’intervention et la facturation peut être déclenchée en un clic.
Historiques
La partie « Historique » de l’arborescence permet de visualiser les devis réalisés pour ce client, l’historique des interventions sur le même appareil. Une information pertinente qui peut changer le contexte de l’intervention !
Le suivi des modifications permet d’avoir :
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Dans la partie supérieure, l’ensemble des éléments liés à l’intervention. Cela peut être le devis dont elle est issue en amont, mais aussi la facture, les échéances et les règlements qui en découlent. Tous les éléments sont accessibles depuis cet organigramme en faisant simplement un double clique sur l’élément à consulter.
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Dans la partie basse, le suivi de toutes les modification significatives du BI avec leur horodatage. Vous pouvez savoir quand et par qui l’intervention a été créée. Qui l’a replanifiée, qui l’a affecté à quel technicien et qui la clôturée.
Communications
Vous utilisez les avis de passages envoyés automatiquement en SMS ? Par email ? (Non ? Vous devriez ! ), Compte rendu envoyé en fichier .pdf au client ? Des photos prises par le technicien pendant son intervention en utilisant son application mobile pour compléter son rapport ? Vous retrouvez ici tous les éléments liés, et consultez les photos sous forme de galerie d’image ou en plein écran.